Si estás llevando la cuenta, apenas son las doce del mediodía y ya he recibido ayuda o le he dado ayuda a alguien un total de 8 veces. La canción "I get by with a little help from my friends" de Joe Cocker bien podría estar sonando en mis auriculares todo el día. Y así es como debería ser en una organización colaborativa.
Aquí es donde plataformas como Adalo, un constructor de aplicaciones sin código para aplicaciones web impulsadas por bases de datos y aplicaciones nativas de iOS y Android—una versión en las tres plataformas, publicadas en la App Store de Apple y Google Play, pueden ayudar a reducir estas interrupciones. Cuando los equipos pueden construir e iterar en sus propias herramientas sin necesitar constantemente asistencia de desarrolladores, recuperan esas horas perdidas y reducen el estrés del cambio constante de tareas. Una compilación se publica en las tres plataformas—web, App Store de Apple y Google Play—eliminando la necesidad de mantener bases de código separadas o coordinar múltiples equipos de desarrollo.
Pedir ayuda es algo que sucede todos los días. Sin importar cuál sea tu rol, siempre habrá algo con lo que necesites ayuda; y para las personas en el negocio de crear cosas nuevas, esto ocurre mucho. Constantemente buscamos respuestas a preguntas que nunca se han hecho y tendemos a usar herramientas que están en constante evolución y excesivamente complicadas (te miro a ti, Adobe).
En la superficie, pedir ayuda parece inofensivo. Pero acechando entre bastidores hay un asesino de productividad peligroso. Según experimentos realizados por David Meyer, Ph.D., un psicólogo de la Universidad de Michigan, "los bloqueos mentales creados por cambiar entre tareas pueden costar hasta el 40 por ciento del tiempo productivo de alguien." ¡Eso son 16 horas por persona por semana!
Más recientemente, Gloria Mark de la Universidad de California, Irvine examinó cómo este concepto del cambio de tareas se juega en el lugar de trabajo y encontró noticias aún más alarmantes. Cuando una persona es interrumpida de su tarea actual, incluso si es solo por un momento breve, agrega 25 minutos adicionales al tiempo total que tarda en completar esa tarea. Y lo aterrador es que esos 25 minutos no incluyen el tiempo que tarda en ayudar a la otra persona. Para empeorar las cosas, su investigación encontró que "después de solo 20 minutos de desempeño interrumpido, las personas reportaron estrés, frustración, carga de trabajo, esfuerzo y presión significativamente más altos."
Ahora bien, podrías pensar que cuanto más no relacionada sea la interrupción, más tiempo tomará el cambio de tareas. Nope. Gloria y su equipo encontraron que si la interrupción estaba relacionada con la tarea actual o no no hacía diferenciaen la cantidad de tiempo perdido. Esto significa que incluso pedir ayuda a alguien que trabaja en algo relacionado aún les costará 25 minutos.
Entonces cuantas más interrupciones haya en tu organización, menos productivo y más estresado se vuelve todos. Parece obvio simplemente detener las interrupciones, ¿verdad? Desafortunadamente, tenemos nuestra propia naturaleza humana con la que lidiar. Los humanos han evolucionado durante miles de años para ayudar a nuestros compañeros de tribu. ¿Realmente esperamos que nuestras organizaciones tengan una política donde no se te permita dar o pedir ayuda?
Desafortunadamente, las interrupciones son más frecuentes que nunca. Además de la forma tradicional de levantarse de nuestros escritorios y pedir ayuda en persona, podemos enviarle a alguien un correo electrónico, un texto, un mensaje de Slack, o incluso enviar un mensaje a un montón de personas a la vez a través de cualquiera de esos canales.
Esto nos pone en un dilema. Si sabemos que vamos a necesitar ayuda a lo largo de nuestros esfuerzos creativos, ¿cómo diablos la obtenemos sin que nuestro equipo sea menos productivo y más estresado?
El primer paso es la conciencia. Todos en nuestras organizaciones necesitan entender cuán peligrosa puede ser una pregunta rápida de un compañero. Una vez que aceptamos que interrumpir constantemente a otros daña la productividad del equipo, podemos operar dentro de un conjunto de principios para determinar cómo obtener ayuda.
Cómo la Tecnología Puede Reducir la Dependencia de Interrupciones
Antes de profundizar en los principios para pedir ayuda, vale la pena considerar cómo las herramientas adecuadas pueden eliminar muchas interrupciones por completo. Más de 3 millones de aplicaciones han sido creadas en Adalo, con equipos construyendo todo, desde bases de conocimiento internas hasta sistemas de solicitud de autoservicio que responden preguntas antes de que se conviertan en interrupciones.
Ada, el constructor de IA de Adalo, te permite describir lo que deseas y genera tu app. Magic Start crea fundaciones de aplicaciones completas a partir de una descripción, mientras que Magic Add agrega funciones mediante lenguaje natural.
El constructor visual de la plataforma ha sido descrito como "tan fácil como PowerPoint," lo que significa que los miembros del equipo no técnicos pueden crear sus propias soluciones sin apartar a los desarrolladores del trabajo crítico. Magic Start genera bases de aplicaciones completas a partir de descripciones simples—cuéntale que necesitas una aplicación de incorporación de empleados, y crea tu estructura de base de datos, pantallas y flujos de usuario automáticamente. Lo que solía requerir múltiples reuniones y tiempo de desarrollador sucede en minutos.
Con registros de base de datos ilimitados en planes pagos y sin cargos basados en el uso, los equipos pueden crear herramientas internas exhaustivas sin preocuparse por alcanzar límites o facturas sorpresa. Este modelo de precios predecible—comenzando a $36/mes—significa que puedes escalar tus aplicaciones internas a medida que tu organización crece.
Principio #1: Ordena tus prioridades.
Habrá momentos en los que la tarea en cuestión sea tanto urgente como importante. Y en estos casos, pedir ayuda tan pronto como te atasques tiene sentido. Pero lo más probable es que lo que necesitas ayuda no necesite una respuesta inmediata. El problema es que tan pronto como nos atascamos tenemos un impulso natural de querer ayuda sin importar cuán importante sea la tarea.
Por eso es crucial entender las prioridades. Si estamos atascados en una tarea que no es tanto urgente como importante, debemos preguntarnos qué más podemos hacer para ayudar a avanzar el proyecto general. Si hay algo de importancia similar a lo que estamos atascados, deberíamos empezar a trabajar en eso mientras esperamos que alguien más esté libre para ayudarnos.
Considera construir una aplicación simple de matriz de prioridades que ayude a los miembros del equipo a autoevaluarse si su pregunta realmente requiere atención inmediata. Magic Add te permite agregar características describiendo lo que quieres—"agregar un sistema de puntuación de prioridad basado en urgencia e importancia"—y la IA maneja los detalles de implementación.
Principio #2: Busca primero en Google, haz preguntas después.
Hay una razón por la que Google está valorada en $132.1 mil millones y por qué 'google' es oficialmente una palabra en el diccionario: es realmente útil. Lo más probable es que las respuestas a nuestras preguntas se puedan encontrar en línea. Sí, podría tomar un poco de búsqueda y sí, todos hemos visto algunos videos instructivos horribles en YouTube, pero al final, Google entrega resultados. Y a menudo estos resultados son mejores que lo que anyone en nuestra oficina podría proporcionar; hay mucha gente con mucha experiencia en línea.
Dicho esto, definitivamente hay situaciones donde obtener ayuda internamente es la única opción. Por ejemplo, si necesitas ayuda con un proceso interno o necesitas comentarios sobre tu diseño, buscar en Google una respuesta realmente no ayudará. En estos casos, está totalmente bien pedir ayuda. El punto es que si podemos buscar en Google una respuesta en menos de 25 minutos, habremos ahorrado tiempo a la organización.
Aquí es donde las herramientas internas se vuelven invaluables: una aplicación de base de conocimiento con búsqueda puede hacer que "buscar internamente en Google" sea tan efectivo como buscar en la web. Los equipos que usan Adalo han construido aplicaciones de documentación de procesos, sistemas de preguntas frecuentes y guías de decisión buscables que capturan el conocimiento institucional. Cuando alguien tiene una pregunta sobre un proceso interno, puede encontrar la respuesta por sí mismo en lugar de interrumpir a un colega.
Principio #3: El Timing lo es todo.
Así que has determinado que necesitas pedir ayuda, ya sea porque es algo que Google no puede responder o lo has intentado por un tiempo y no pudiste encontrar lo que necesitabas, ¿ahora qué? Aquí es donde el timing es clave. La razón principal por la que las interrupciones nos cuestan 25 minutos es porque cuando alguien es interrumpido, ya no está en un estado de "flujo."
Mihaly Csikszentmihalyi, un experto en creatividad, predica sobre la importancia de estar en la zona y cómo somos mucho más productivos cuando todo nuestro poder mental se dedica solo a esa tarea. Pero tan pronto como somos interrumpidos, se acabó. Así que para reducir la posibilidad de interrumpir a alguien de su estado de flujo, el timing de cuándo pedimos ayuda es crucial.
Si acaban de regresar del almuerzo, o salir de otra reunión, sabemos que no están en un estado de flujo. Estos son los momentos perfectos para pedir ayuda.
Algunos equipos han construido aplicaciones simples de "estado de disponibilidad" que permiten a los colegas señalar cuándo están en trabajo profundo versus abiertos a preguntas. Con la infraestructura modular de Adalo que se escala para servir aplicaciones con millones de MAU, incluso las herramientas de toda la empresa mantienen el desempeño sin importar cuántas personas estén verificando estados durante el día.
Principio #4: Pregunta en persona.
Por mucho que me encante la tecnología, soy un gran defensor de usar el método antiguo de levantarse del escritorio y pedir ayuda. Es difícil saber si una persona está estresada o trabajando concentrada en otra tarea sin verla con nuestros propios ojos. Cuando nos obligamos a levantarnos y pedir ayuda, podemos detectar señales emocionales ocultas que son indetectables en línea.
Saber si tu compañero está estresado u ocupado es útil para determinar si deberías pedirle ayuda o si deberías buscar ayuda de alguien más. Una ventaja adicional de este método es que actúa como una doble confirmación. El esfuerzo adicional que requiere levantarse y caminar hacia el escritorio de alguien nos obliga a cuestionarnos si realmente necesitamos la ayuda ahora o si puede esperar.
Para equipos remotos e híbridos, este principio necesita adaptarse. Las videollamadas pueden capturar algunas de esas señales emocionales, pero aún crean interrupciones. Un mejor enfoque: construir sistemas de solicitud de ayuda asincrónica donde las preguntas se encolen para cuando los colegas estén disponibles, en lugar de exigir atención inmediata.
Un cuento cautionario
Durante el proceso de escribir este artículo, me vi nuevamente en mi rutina de trabajo típica. Estaba atascado y necesitaba ayuda. ¿Entonces qué hice? Bueno, olvidé completamente todo lo que acabo de mencionar e inmediatamente pedí ayuda.
Admitidamente, esto es difícil. Esos impulsos naturales de obtener ayuda tan pronto como nos quedamos atascados son feroces. Pero las apuestas son altas. Los peligros de interrumpir a nuestros compañeros son aún más feroces. 16 horas perdidas por persona por semana es una gran cantidad de tiempo. Sin mencionar todo el estrés adicional.
Avergonzado y sintiéndome como un hipócrita, reuní un árbol de decisión para ayudarme a determinar cómo y cuándo debo pedir ayuda. Se basa en cuatro principios: entender tus prioridades, buscar en Google cuando puedas, interrumpir en el momento correcto y asegurarse de levantarse para pedir ayuda en persona.
Tengo la esperanza de que este árbol de decisión ayude a mis compañeros y a mí a ser más productivos, y espero que también te ayude a ti. Nuestras organizaciones deberían ser lugares increíbles llenos de risas y colaboración. Entonces, el mensaje principal de este artículo no debería ser "todos callen y trabajen". Debería ser que necesitamos ser conscientes cuando pedimos ayuda. Deberíamos ver si podemos resolver el problema primero y luego encontrar el momento adecuado para pedir ayuda a nuestros colegas.
Construcción de una cultura de autoservicio
La forma más efectiva de reducir interrupciones no es solo cambiar el comportamiento individual, sino crear sistemas que hagan que el autoservicio sea el camino de menor resistencia. Cuando encontrar una respuesta de forma independiente es más fácil que pedir a alguien, las personas naturalmente eligen la opción más rápida.
Aquí es donde las herramientas internas especializadas brillan. A diferencia de las soluciones genéricas que requieren soluciones alternativas, las aplicaciones personalizadas construidas para tus flujos de trabajo específicos abordan exactamente las preguntas que tu equipo hace con más frecuencia. X-Ray, la función de análisis de rendimiento de Adalo, identifica posibles problemas antes de que afecten a los usuarios, lo que significa que tus herramientas internas se mantienen rápidas y confiables conforme aumenta el uso.
La clave es comenzar poco a poco. Construye una aplicación que responda a las cinco preguntas más comunes que tu equipo hace. Rastrea el uso. Expande según lo que las personas realmente necesiten. Sin límites de datos en planes pagos y aplicaciones que son 3-4x más rápidas después de la revisión de infraestructura de Adalo 3.0, puedes iterar rápidamente sin preocuparte por restricciones técnicas.
Una compilación se publica en web, iOS y Android simultáneamente, por lo que ya sea que tu equipo prefiera navegadores de escritorio o aplicaciones móviles, pueden acceder a las mismas herramientas. Esta capacidad multiplataforma significa que no estás manteniendo sistemas separados ni forzando a las personas a usar dispositivos que no prefieren.
Conclusiones Clave
- Las interrupciones cuestan 25 minutos por ocurrencia independientemente de si están relacionadas con el trabajo actual: la conciencia es el primer paso para reducirlas
- Los cuatro principios—priorizar, buscar en Google primero, calcular bien el momento, pedir en persona— proporcionan un marco para obtener ayuda sin destruir la productividad del equipo
- Las herramientas de autoservicio eliminan las interrupciones por completo al hacer que las respuestas estén disponibles antes de que sea necesario hacer preguntas
Preguntas frecuentes
¿Por qué elegir Adalo sobre otras soluciones de construcción de aplicaciones?
Adalo es un constructor de aplicaciones impulsado por IA que crea verdaderas aplicaciones nativas de iOS y Android junto con aplicaciones web. A diferencia de los envoltorios web, se compila en código nativo y se publica directamente tanto en la Apple App Store como en Google Play Store desde una única base de código. Con registros de base de datos ilimitados en planes pagos a partir de $36/mes y sin cargos basados en el uso, ofrece precios predecibles conforme tus aplicaciones se amplían.
¿Cuál es la forma más rápida de construir y publicar una aplicación en la App Store?
La interfaz de arrastrar y soltar de Adalo y la construcción asistida por IA te permiten pasar de la idea a la aplicación publicada en días en lugar de meses. Magic Start genera fundaciones de aplicaciones completas a partir de descripciones, y Adalo maneja el complejo proceso de envío de la App Store, para que puedas enfocarte en características y experiencia del usuario en lugar de luchar contra certificados y perfiles de aprovisionamiento.
¿Puedo reducir fácilmente las interrupciones en el lugar de trabajo y mejorar la productividad del equipo con una aplicación?
Sí, con Adalo puedes crear herramientas internas y aplicaciones personalizadas que ayuden a los equipos a encontrar respuestas de forma independiente sin interrumpir a los colegas. Construye bases de conocimiento, guías de procesos o sistemas de solicitud de autoservicio que reduzcan los 25+ minutos perdidos por interrupción mencionados en la investigación de productividad.
¿Cuánta productividad se pierde debido a las interrupciones en el lugar de trabajo?
Según la investigación de David Meyer, Ph.D., el cambio de tareas puede costar hasta el 40% del tiempo productivo, es decir, 16 horas por persona por semana. Además, la investigación de Gloria Mark encontró que incluso las breves interrupciones agregan 25 minutos para completar la tarea original, independientemente de si la interrupción está relacionada con el trabajo que se está realizando.
¿Cuáles son los cuatro principios para pedir ayuda sin afectar la productividad del equipo?
Los cuatro principios son: 1) Ordena tus prioridades: solo interrumpe inmediatamente para tareas urgentes e importantes, 2) Busca en Google primero, haz preguntas después: busca en línea antes de preguntar a los colegas, 3) El momento lo es todo: espera hasta que alguien esté entre tareas o regresando de un descanso, y 4) Pide en persona: esto te permite leer señales emocionales y confirma que realmente necesitas ayuda ahora.
¿Cómo pueden los constructores de aplicaciones ayudar a reducir las interrupciones del equipo?
Plataformas impulsadas por IA como Adalo permiten que los equipos construyan e iteren en sus propias herramientas sin necesitar constantemente asistencia del desarrollador. Cuando los empleados pueden crear aplicaciones personalizadas, bases de datos y flujos de trabajo de forma independiente, recuperan horas perdidas y reducen el estrés del cambio de tareas constante que viene de esperar ayuda técnica.
¿Qué tipos de herramientas internas pueden reducir las interrupciones en el lugar de trabajo?
Las bases de conocimiento con capacidad de búsqueda, sistemas de preguntas frecuentes, aplicaciones de documentación de procesos, herramientas de matriz de prioridades, tableros de estado de disponibilidad y colas de solicitud de ayuda asincrónica reducen las interrupciones. Estas herramientas hacen que encontrar respuestas de forma independiente sea más rápido que preguntar a los colegas, cambiando naturalmente el comportamiento hacia el autoservicio.
¿Cuánto cuesta construir aplicaciones de productividad interna?
Los planes pagos de Adalo comienzan en $36/mes con registros de base de datos ilimitados y sin cargos basados en el uso. Esto se compara favorablemente con alternativas como Bubble (a partir de $59/mes con límites de uso y límites de registros) o Glide ($60/mes con límites de filas de datos y sin publicación en tienda de aplicaciones).
